Employee Profile Schema

User UUID (optional link to users collection)

First name (Vorname) — used when no user is linked

Last name (Nachname) — used when no user is linked

Auto-generated employee number (e.g. MA-2026-00001)

Work email address. Used as the matching key for telephony integrations (Starface userlist → starfaceAccountId) so employees WITHOUT a linked user account can still be attributed in call analytics. Plain string (no strict format validation) to keep imports forgiving.

Primary org unit UUID (legacy — use primaryOrgUnitId going forward, ADR 0036b). Write-side it is a mirror of primaryOrgUnitId; changes to either sync the org_units member arrays server-side (ADR 0368).

Arbeitsrechtlich maßgebliche Org-Unit (ADR 0036b). Wird vom Working-Time-Resolver für die Hierarchie-Auflösung benutzt. Bei Matrix-Orgs: eindeutig die primäre. Falls nicht gesetzt, fällt der Resolver auf orgUnitId zurück.

Direct manager user UUID

ADR 0682 — Ob und durch wen Abwesenheitsanträge genehmigt werden. Jedes Feld ist optional; null/fehlend bedeutet „von der übergeordneten Ebene erben" (Mitarbeiter → Team → Abteilung → Bereich → Mandant → Standard).

ADR 0709 — Ob eine Leitung die eigene Überstundenbuchung freigeben darf. Jedes Feld ist optional; null/fehlend bedeutet „von der übergeordneten Ebene erben" (Mitarbeiter → Team → Abteilung → Bereich → Mandant → Standard).

Type of employment (Beschäftigungsart)

Current employment status

First day of employment (ISO 8601 date: YYYY-MM-DD). Optional.

End of probation period (Probezeit)

Last day of employment

Reason for termination

Annual vacation entitlement in days

Remaining vacation days for current year

Carried over vacation days from previous year (Resturlaub)

Per-weekday work schedule (Arbeitszeitplanung)

Reference to working_time_model entity

Tätigkeitsprofile this employee works in (FK skill_profile, ADR 0639) — the ROW side of the skill matrix, mirroring skill_definition.profileIds on the column side. EMPTY = shown in every profile filter (backfill-free: nothing changes for existing tenants). 🔴 Deliberately NOT derived from the org unit: Team 2 and Team 3 are different departments but need the same skills, and a dispatcher who also works technically fits no single department. Multi-valued for exactly that case.

Structured skill entries with levels

Spoken/written languages with CEFR proficiency level, used for language-aware ticket dispatch

ADR 0224: running karma total (engagement/fairness score). Server-managed: awarded on verified task completion when tenant.features.karmaEnabled. Audit trail in karma_ledger.

Audit trail of automatic skill-level changes triggered by survey responses or other sources

Personal phone number

Date of birth

Emergency contact name

Emergency contact phone number

IANA-Zeitzone (z.B. "Europe/Berlin"). Override gegenüber org_unit.timeZone / tenant default. Wird u.a. für Zuschlag-Zeitfenster und DST-Handling genutzt.

ISO 3166-2 Feiertagsregion (z.B. "DE-NW"). Override gegenüber org_unit.holidayRegion / tenant.settings.defaultHolidayRegion. Relevant für MA im Homeoffice in anderem Bundesland.

Assigned mentor for trainees / juniors

Marked as available mentor in the picker

Marked as senior who can supervise intern-grade work

Fallback user for sick-leave auto-reassign

Auszubildender: befindet sich in der Ausbildung und hat noch keinen Abschluss. Dient als Gate für den (separat gebauten) Berichtsheft-/Ausbildungsnachweis-Bereich, der nur für Auszubildende sichtbar ist.

Markiert den Mitarbeiter als Ausbilder (kann Auszubildende ausbilden / ist im Ausbilder-Picker eines Auszubildenden wählbar).

employee_profiles-UUID des diesem Auszubildenden zugewiesenen Ausbilders. Referenziert einen Mitarbeiter (nicht user), damit auch Ausbilder ohne Login zuordenbar sind.

Rechtliche Einheit (party UUID — typically the operating company, e.g. ITF or Codemeta).

Primary work location (asset/site UUID; references the company address/site).

Berufs- oder Studienabschluss. `kind: "ausbildung"` referenziert einen Eintrag aus dem BIBB-Verzeichnis (apps/api/src/data/ausbildungsberufe-2026.jsonl); `kind: "hochschule"` erfasst Abschlussgrad + freies Studienfach.

Arbeitsrechtliche Sicherheitsrollen (Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Sicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter, ...). Mehrfachzuweisung erlaubt; freie Werte sind zugelassen, damit nicht-katalogisierte Rollen gepflegt werden können.

Studienbescheinigungen / Ausbildungsnachweise. The actual file lives in the DMS; this is metadata + expiry.

UUIDs of assets handed out to the employee (laptop, phone, keycard, …). Asset entity carries the canonical assignment record; this is a denormalised quick-access list.

Append-only Liste der HR-Sichtprüfungen des Ausweisdokuments. Jede Verifikation speichert wer und wann geprüft hat — Dokumentennummer wird DSGVO-konform nicht erfasst.

Map of field-name → encrypted envelope (AES-256-GCM, employee DEK). See EMPLOYEE_PROFILE_ZK_FIELDS for the registered field set and visibility category.

Starface ACCOUNT_ID this employee maps to (matched by email).

Starface LOGIN_ID (informational).

Starface primary internal number (informational).

Starface primary external number (informational).

Free-text notes for HR admin

Cross-System-Verknüpfungen (ADR 0147 §3). Pro Fremdsystem ein Eintrag mit stabiler externer Id und den beiden Echo-Hashes. Wird ausschließlich von Sync-Pfaden geschrieben, nie über die generische CRUD-Oberfläche.